A lo largo de nuestra vida laboral e incluso la personal, a menudo nos aparecen cientos de cosas que tenemos que hacer. Miles de tareas para ayer que muchas veces no sabemos demasiado como priorizarlas. Y como soy un pesado y siempre estoy con que hay que planificar y establecer una estrategia lo más sólida y compacta posible pues no me he podido estar de hacer un buen post sobre como priorizar tareas de una manera eficiente.

Desde hace mucho tiempo yo siempre había priorizado las tareas en 3 categorías:

  • To do (hay que hacerlo, por ejemplo fregar la casa o enviar un duplicado de factura)
  • Importantes: pagar las nóminas, enviar el report el día que toca o hacer la compra
  • Urgentes: solucionar el escape de agua, conseguir crédito o entregar determinado documento.

El problema reside cuando la fina linea entre lo importante y urgente se difumina y todo es para ayer y prioritario. ¿No os habéis encontrado nunca con una lista de 15 tareas urgentes y para ayer? ¿Como priorizas entonces todo esto? Normalmente empezamos por la que nos da menos pereza y dejamos lo más feo y pesado para el final. Pues no vais mal desencaminados.

 

Como priorizar tareas

Este método para priorizar tareas va más allá de lo subjetivo, ¿quien no se ha autoengañado alguna vez traspasando algo urgente a importante por pereza a hacerlo?. Este método plantea 3 puntos a evaluar en cada tarea puntuándola del 1 al 5.

Punto 1: Tiempo.

Aquí debemos evaluar el tiempo que vamos a tardar en desempeñar esta tarea. Un 1 sería para tareas que requieren mucho tiempo para ser terminadas y un 5 para las que se pueden solucionar de una manera rápida.

Punto 2: Impacto.

¿Estamos hablando de algo significativo o que no aporta mucho valor? Aquí pondremos un 5 en los proyectos trascendentales (llenar la nevera) y un 1 para los que ni fu ni fa. Aspirar el suelo (es importante y hay que hacerlo pero no causa una sensación de antes y después. Bueno, no debería, depende de lo guarros que seamos..).

Punto 3: Recursos.

Cuanto nos cuesta desempeñar la tarea. Aquí nos referiremos a si tenemos que contratar servicios, herramientas, etc. Pondremos un 1 para lo que nos vaya a costar un pastón y un 5 para lo que no.

Resultado.

De este modo tendremos una puntuación para cada punto y lo que tendremos que hacer después es multiplicar.

Si en el punto 1 hemos puesto un 3, en el punto 2 un 1 y en el punto 3 un 4 la puntuación total de la tarea será: 3x1x4= 12.

Ya solo nos quedará ordenar las tareas de más valor a menos valor. Obviamente las que tengan una mayor puntuación más rápido las podremos hacer, más impacto repercutirán y menos nos costarán.

NOTA: he estado poniendo ejemplos muy terrenales. Obviamente no vas a priorizar tareas de casa o cotidianas con este método. Pero es muy efectivo a la hora de evaluar tareas profesionales como pueden ser implementaciones técnicas, de software, optimizaciones en campañas de marketing, planificación de test, etc.

Ejemplo:

Pepote es un desarrollador de WordPress y tiene varios proyectos abiertos. De repente le surgen dos solicitudes por parte de sus clientes y las dos son “urgentes”, la verdad es que Pepote está hecho un poco un lío ya que no sabe cual de las dos priorizar. Afortunadamente Pepote me sigue en Facebook y ha leído este artículo por lo que decide probarlo.

Solicitud cliente A: actualizar los plugins y cambiar 2 líneas de código.

Solicitud cliente B: buscar el mejor plugin para hacer popups y configurarlo.

Pepote coje un lápiz de esos mordidos y con poca punta y un papel y se pone a puntuar:

Solicitud cliente A:

  1. Tiempo. Nuestro amigo calcula que hacer todo esto le pueden suponer 1,5 horas de trabajo. De modo que lo puntúa con un 2.
  2. Impacto. Actualizar plugins mucho impacto no tiene, pero lo del código es para solucionar un problema, de modo que lo puntúa con un 4.
  3. Recursos. No tiene ningún gasto adicional más allá del tiempo que va a estar por lo que lo puntúa con un 5

Puntuación total: 2x4x5= 40

Solicitud cliente B:

  1. Tiempo. No tiene ni idea de lo que puede tardar, imagina que con 3 horas lo puede tener todo solucionado, de modo que le pone un 3.
  2. Impacto. Si es cierto que con este popup su cliente podrá obtener más leads para enviar sus mailings y vender mejor sus productos, pero no es un “gran qué” de modo que le pone un valor de prioridad de 2.
  3. Recursos. Una vez haya encontrado el plugin probablemente lo va a tener que comprar, aunque probablemente no le cueste mucho dinero. Le pone un 4

Puntuación total: 3x2x4=24

Definitivamente la primera solicitud será la que se tenga que terminar antes ya que se puede hacer en menos tiempo, requiere menos recursos y tiene mayor impacto.

Es un método bastante simple que ayuda a priorizar tareas que muchas veces no está claro cual debería ser su orden.

Resumen para los que hacen LD (lectura en diagonal).

  1. Define las tareas que tienes que hacer.
  2. Para cada tarea establece del 1 al 5 los siguientes valores
    • Tiempo: 1 muy lento de hacer, 5 muy rápido.
    • Impacto: 1 poco impacto, 5 mucho impacto.
    • Recursos: 1 muy caro, 5 muy barato.
  3. Multiplica los 3 resultados.
  4. La prioridad es para los mayores números.
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